2003－11－18 16:57:18    文章主题: 谈数据管理之全局设置

怎样从全局性考虑去设置资料格式，这个全局性是需要考虑很多方面的因素，一个是查询方便，另一个是容易掌握，还有一个就是方便维护，在这里我不谈权限的问题

首先是方便查询，我们要考虑到需要查询的不一定只是长期整理数据库的人，有时候出于效率考虑，我们需要让有需要的人直接查询资料，那么怎样可以提供一个有效而且简单的查询方式呢我们要先考虑，查询者可能掌握的资料，以资助人为例，我们一直以来提供给资助人的资料有这几方面，一个是孩子的姓名，所在地区，这是最常用的查询方式了，有一点我觉得很奇怪，就是我们好象一直都没有提供给资助人一个档案的编号，这其实并不是一个必须保密的资料，但是一个完美的编号就足够说明大部分的资料，而且也可以实现保护孩子姓名的作用，在没有提供给资助人编号的情况下，当资助人需要查询的时候，就需要使用模糊查询了，因为我发现很多农村小孩的姓名经常会变，使用模糊查询的话，我们就需要浪费大量的时间和精力去筛选，在没有功能齐全的数据库的时候，这个工作量我认为是非常大的，那么这方面在全局设置的时候应该怎样去解决呢首先，我们必须要设置好一个完美的编号，象身份证一样，有区域代码，地区编号，次序编号，甚至还可以做姓名编号，做姓名编号我们其实只需要做一个姓就足够了，这样就可以使用区位码来设置，双姓的可以自己编一个编号表，这样我们在查询的时候就等于提供给系统多过一个的查询条件，准确性也会大大的提高，所花的时间也自然少了

再说掌握容易，有新加入的义工大概都有过这样的感觉，就是现在对于资料输入和整理很难入手，查询在上面已经说了，也就不再重复，正所谓铁打的营盘流水的兵，资料永远都会在，但是义工不可能永远是那个义工，那么我们怎样去设置一个容易让每个义工都容易掌握的方式呢在这里我不得不佩服比尔这老混蛋，他引入了傻瓜的概念，把一台电脑设置成傻瓜电脑，然后相继出现了傻瓜相机，傻瓜空调，傻瓜洗衣机，我们不要小看这傻瓜两个字，要实现傻瓜功能，其实是需要在幕后做非常多的工作和设计，每一步我们都必须要考虑怎样让一个完全不懂的人一看就知道怎样操作，这是非常艰苦的，但我们不应该抱怨，这是一件功在千秋的工作啊，如果不信，你们可以统计一下，单每一个新加入的义工花在熟悉上的时间加起来，我想这已经足够重新输入数据好几十遍了

维护的问题很多人觉得应该是数据库管理员的责任，再不至也是高技术的人才会，其实不然，日常的维护和备份是相当重要的，虽然这是一个团体，但是我们不能依赖任何人，应该考虑到，万一这个被依赖的人做不到的时候怎么办很多时候，我们也确实碰到这样的情况，其实高技术的人有自己维护的方法，不懂的人也有自己一套的方法，小时候，我们没有冰箱，吃剩下的菜，在热天，没有冰箱，我妈妈想了一个办法，用密封的盒子把菜沉在水里，保持水的温度，菜就能保存一定的时间，后来我看了金字塔的介绍，也尝试过制造一个小金字塔来盖住菜，竟然也能保持很长时间，工具是死的，人是活的，关键是我们懂得去思考

好象写得很乱，其实一个全局的设置所针对的是人，无论是外来的查询者，负责输入者和数据管理者，在设置的时候，我们要先考虑到的是这个数据使用的可能不是我自己，那么别人怎样可以最快最简单的方法去了解和使用一个好的全局设置，在刚开始的时候是最累最折磨人的，但是在后来所节约的时间和精力却足以祢补这些损失